När andelen hemmaarbetare ökar förändras även chefens förutsättningar. Att leda medarbetare som jobbar hemifrån kräver tydlighet och en kontinuerlig dialog med hela gruppen. Att som chef ta hand om sig själv blir också viktigare än någonsin.
Många arbetsplatser har snabbt fått ställa om till distansarbete för att minska smittspridningen av covid-19. Under vanliga omständigheter kräver distansarbete större tydlighet från chefen eftersom kontakterna med medarbetarna främst sker on-line eller via telefon.
– Skillnaden nu är att så många arbetar hemifrån, och en del är kanske inte vana vid det. Då behövs kontinuerlig dialog med arbetsgruppen och med individerna. Är det tystnad från arbetsgivaren kan det skapa extra oro, säger Pernilla Rönnlund, organisationskonsult på Previa.
När många arbetar hemifrån behövs kontinuerlig dialog. Tystnad från arbetsgivaren kan skapa extra oro.
Hur den kontinuerliga dialogen ska läggas upp beror på hur arbetsplatsen ser ut. Det kan till exempel handla om att ha digitala morgonmöten där alla får checka in, eller andra återkommande digitala gruppmöten.
– Man kan gå laget runt och låta var och en få några minuter att berätta hur det går, vad de gör, så att alla får prata. Utöver gruppmöten är det viktigt att cheferna också ringer upp och stämmer av situationen med varje individ, säger hon.
Tydlighet minskar spekulation
Ju tydligare chefen kan vara om företagets eller gruppens kortsiktiga mål eller direktiv, desto bättre. Det är naturligt att vissa projekt eller uppgifter senareläggs eller bordläggs, men i och med att förutsättningarna förändras väldigt snabbt, uppstår ofta spekulationer och rykten.
– I början av pandemin handlade oron mest om den egna, eller närståendes, hälsa, men vi ser nu en ökad oro över den ekonomiska utvecklingen och kanske kring sin egen anställning, där många ställer sig frågan: Hur ska det gå?, säger Pernilla och fortsätter:
– Det vi inte vet något om spekulerar vi gärna om, men det är inte bra för det i sig föder oro och ryktesspridning. Det kan vara positivt att på ett möte ta upp vilka rykten och spekulationer som går runt på arbetsplatsen och försöka bemöta dem, även om det handlar om att säga ’jag vet inte just nu.’
Var lyhörd
Flexibilitet och lyhördhet är extra viktigt när omvärlden är orolig. Här säger Pernilla Rönnlund att det kan vara en fördel att låta medarbetare bli delaktiga i att lösa vissa utmaningar. Det kan handla om rent praktiska saker – som att fråga medarbetare vad de behöver för att känna sig trygga med tekniken så att de kan genomföra sitt arbete hemifrån – till att få ihop sin vardag.
– Man måste acceptera att arbetsdagen kan se annorlunda ut. En del medarbetare måste ta hand om barn, eller äldre, och behöver kunna arbeta på andra tider. Andra kanske är väldigt oroliga och den oron kan späs på om man sitter ensam hemma. Att erbjuda samtalsstöd i en sådan situation kan göra stor skillnad. Överhuvudtaget är det viktigt att vara lyhörd och visa omtanke.
Det är också viktigt att man som chef tar hand om sig själv.
– Chefen måste också följa rekommendationerna om vila, återhämtning, och verkligen se till att han eller hon får det som hen behöver. Ta regelbundna pauser. Ät ordentligt. Ta en lunchpromenad. Framför allt, glöm inte bort att stänga av. Sätt gränser mellan jobb och privat tid, vilket är ännu viktigare att synliggöra då du arbetar hemifrån.
Tips för att leda på distans
Säkra det praktiska Se till att dina medarbetare är trygga med tekniken och att de har allt som de behöver för att kunna utföra sitt arbete på distans. Fråga om du inte är säker.
Se gruppen – och individen Ha återkommande möten där medarbetare får checka in. Gå gärna laget runt och låt alla få några minuter att ventilera nuläget och vad de gör. Om veckomöten är det normala, ha fler möten i orostider för att tidigt fånga upp medarbetare.
Kontinuerlig återkoppling Återkoppla till varje medarbetare – det behöver inte handla om långa samtal, det kan räcka långt med ett kort telefonsamtal för att höra hur personen mår, hur det går, och om det är någonting personen behöver.
Gör medarbetarna delaktiga Lyft frågor som: Vad tycker ni fungerar bra? Är det något vi bör ändra? Och lyssna på svaren. Uppmuntra delaktighet. Nöden har ingen lag, heter det, och för en del kan utmanande situationer leda till stor kreativitet.
Ärlighet varar längst Bemöt oro med ärlighet. Ingen chef har i dessa tider alla svar, alla sitter i samma båt, men ärligheten är viktig, inte minst för att minska spekulationer och ryktesspridning. Lyft sådant som fungerar bra.
Uppmuntra det sociala Småpratet på lunchrasten, eller fikapausen, är viktigare än man tror. En del företag lägger upp fikarum via Skype eller Teams, dit medarbetare kan checka in för småprat. Kan möten ske som promenadmöten, så uppmuntra till det.
Ta hand om dig själv Chefer förväntas ta hand om sina medarbetare, men det är också viktigt att ta hand om sig själv. Se till att ha bra rutiner, och varva gärna arbete med konkreta sysslor. Använd tiden som du sparar på arbetsresor till att hinna göra saker som du velat göra – spela ett instrument en stund, läs en bok, prova ett nytt matrecept, ta en långpromenad. Det finns också många appar med yoga, träning och mindfulness väl värda att prova.
