När en medarbetare ska börja arbeta efter en, ibland, lång tids sjukfrånvaro finns det många olika faktorer att ta hänsyn till. Att många arbetar hemifrån och återgången nu sker på distans kan göra att chefer känner sig osäkra på nästa steg i en redan komplex process.
Med förlängda restriktioner om hemarbete till följd av pandemin måste företag och organisationer fortsätta förhålla sig till nya rutiner och arbetssätt. Ska en medarbetare som varit sjukskriven börja arbeta igen är det många som måste göra det på distans. Det kan kännas svårt både för medarbetaren och för chefen som ska vara ett stöd i processen.
– Det här är ett ämne som många chefer upplever som svårt, krångligt och komplext. Nu när vi jobbar hemma är det extra viktigt att man håller kontakten och följer rutiner. Vi måste fortsätta jobba utifrån varje individs individuella förutsättningar, i relation till personens arbete och arbetsuppgifter, säger Anna Sporrong, specialist på rehabsamordning på Previa.
Vi måste fortsätta jobba utifrån varje individs individuella förutsättningar
Låt inte rehabiliteringen stanna av
I sitt uppdrag har Anna Sporrong träffat många chefer som behövt vägledning och stöd i rehabiliteringsfrågor. Något hon har upplevt är att chefer väntar med att ta tag i eventuella frågor och utmaningar som kan uppstå när en medarbetare ska börja arbeta igen.
– Man har så mycket annat som chef. Men känner man att det inte finns tid eller något känns svårt är det viktigt att ta hjälp och få avlastning, antingen via företagets HR-avdelning eller företagshälsan. Där finns både kunskapen och stödet, säger Anna Sporrong.
Fysiska möten har bytts ut mot digitala, en sjukskrivning kanske förlängs då hälso- och sjukvården har behövt ställa om men Anna Sporrong understryker att oavsett vad som händer är det viktigt att föra arbetet framåt. Utgå från dagens förutsättningar och fortsätt arbeta utifrån de rutiner som finns, det är viktigt att inte tappa takten.
Återgången ska anpassas efter varje individ
Hur processen ser ut för en medarbetare som ska börja arbeta igen är beroende på situation och individ och Anna Sporrong förtydligar att det finns viktiga rutiner att gå efter, men att varje steg måste anpassas efter varje situation.
– Det viktigaste är att hålla kontakten och ha en öppen kommunikation. Möt din medarbetare med respekt och saklighet och försöka hålla dig till fakta. Vi är människor så känslorna kommer komma per automatik. Håll i de befintliga rutinerna. Jag har inte sett någonting som tyder på att vi ska sluta göra någonting. Vi kanske snarare har fått större skäl att göra det vi alltid borde ha gjort.
Viktiga steg i processen
Mål Var tydlig med målet redan från start. Ska medarbetaren återgå till ordinarie arbetsuppgifter ska de konkretiseras så det finns en samsyn. Det är även viktigt att vara överens om när man är klar och det inte längre pågår arbetsanpassning och rehab.
Arbetsanpassning Det finns två former av arbetsanpassningar. Den ena är tidsbegränsad och när tiden gått ut ska något ske, antingen tar man bort anpassningen eller så förlängs den. Den andra formen är varaktig och blir det nya normala. Oavsett vilken form det gäller är det viktigt att dokumentera och följa upp.
Dokumentation Dokumentera allt som är överenskommet och följ upp att båda parter genomför det som ni har bestämt. Har någon inte genomför det som man har kommit överens om så behöver man tillsammans stämma av orsak och sedan fortsätta arbetet enligt den reviderade planeringen.
Avstämningar Stäm av regelbundet, gärna en kortare avstämning veckovis, så ni säkerställer att ni är överens och påväg åt samma håll. Våga fråga hur medarbetaren mår och se till så personen har rätt förutsättningar att sköta sitt arbete hemifrån, i de fall medarbetaren till följd av pandemin arbetar hemifrån. Håll processen aktiv och vid liv från start till mål.
Stödfunktioner Känner du som chef att du inte har kontroll över situationen och behöver råd gällande processen med att få din medarbetare tillbaka in i arbetet är det viktigt att ta hjälp. Kontakta din HR-avdelning eller företagshälsans rehabsamordnare för avlastning och stöd.
