Känslig kritik, personliga frågor som påverkar arbetet eller tråkiga besked. Vissa samtal kan kännas svårare att ta itu med än andra. Att vara så förberedd som möjligt gör er tryggare inför att våga ta tag i det.
Använd Falcks tips för att hantera svåra samtal på arbetsplatsen. Tipsen är framtagna i en process med våra organisationskonsulter, beteendevetare och psykologer.
10 tips inför svåra samtal på jobbet
-
Förbered dig och välj rätt tillfälle
Skjut inte upp samtalet mer än absolut nödvändigt, utan genomför samtalet så fort du har hunnit förbereda dig. Se till att ni kan sitta ostörda i ett rum där ingen annan riskerar att avbryta er. Stäng av din telefon, både för att slippa störningar och för att visa vilken vikt du lägger vid samtalet. Se till att ha avsatt tid även efter mötet som marginal, för din egen reflektion och mentala återhämtning. -
Punkta upp det viktigaste du vill få fram
Förbered vad du ska säga genom att skriva ner stolpar på ett papper. Tänk på att den som är upprörd kan ha svårare att ta till sig många budskap och att risken är att bara en liten del av det du sagt blir ihågkommet. Var därför noga med att begränsa dig till det allra viktigaste, och försök att hålla fast vid det, även när du i samtalet svarar på frågor och reaktioner. Bestäm dig för att behålla lugnet och be om att få återkomma med ditt svar om du tvekar kring hur du ska besvara kritik eller svåra frågor. -
Utbilda chefer i att hålla svåra samtal
Som chef behöver du utbildning i svåra samtal. Stäm alltid av ditt budskap med en chefskollega eller din egen chef, gärna i form av ett enkelt rollspel. Undvik däremot att involvera kollegor till den som du ska ha ett svårt samtal med, eftersom det lätt kan leda till lojalitetskonflikter och ryktesspridning. Överväg att anlita externt stöd om det inte finns någon som du naturligt kan vända dig till inom den egna organisationen. -
Be någon annan vara med som stöd under samtalet
Ibland kan det vara bra om en tredje person finns med som stöd under samtalet, någon som har till uppgift att ge stöd åt medarbetaren eller att underlätta samtalet utifrån en neutral position. Om syftet är att ge stöd till medarbetaren bör det vara medarbetaren själv som bestämmer om det ska ske och vem det i så fall ska vara. Det kan exempelvis vara en kollega, en fackrepresentant eller en beteendevetare från företagshälsan. -
Var tydlig i din kommunikation
Kom snabbt till saken och framför ditt budskap kort och koncist. Hänvisa gärna till policys eller andra formella dokument som är relevanta i sammanhanget. Försök sedan att hålla fast vid ditt budskap och upprepa det gärna flera gånger under samtalet. Leta efter kompromisser, men var tydlig med vilka dina absoluta krav är.
-
Var konstruktiv i din feedback som chef
Framför aldrig kritik som bygger på saker som andra har berättat för dig, utan håll dig alltid till vad du själv vet genom situationer där du varit närvarande. Om det innebär att du får svårt att genomföra viktiga samtal med dina medarbetare så är det troligen ett tydligt tecken på att du behöver förändra din arbetssituation för att kunna vara en mer närvarande chef. Den kritik du framför bör också fokusera på konkreta beteenden och faktiskt agerande, samt vilket resultat du vill uppnå för verksamheten. Undvik att kritisera i termer av personlighet, avsikter och moral. -
Be om respons från medarbetare
Fråga om medarbetarens syn på det du tagit upp och vad du sagt. Be sedan gärna medarbetaren att själv formulera förslag till lösningar på eventuella problem som ni diskuterar. Det är ofta bra att erbjuda betänketid och att ni ses igen vid ett senare tillfälle, särskilt om ämnet leder till upprörda känslor. Låt medarbetaren stå i fokus och håll inne med dina egna känslor om du hamnar i affekt. Medarbetaren kan aldrig ge tröst om du anser att ditt uppdrag är svårt. -
Lyssna, bekräfta och sammanfatta
Lyssna på medarbetaren utan att avbryta och anteckna vid behov stolpar om saker som du kan vilja kommentera eller fråga mer om. Bekräfta genom att kort, och med egna ord, sammanfatta medarbetarens syn på saken och fråga om du har uppfattat rätt. Fokusera gärna på känslor och behov: Hur känns det i den aktuella arbetssituationen? Hur känns det just nu? Vad är viktigt för dig i den situation vi diskuterar, och efter det här mötet? Var beredd på att känsliga samtal kan leda till tårar. -
Sammanfatta mötet och samtalet som avslutning
Avsluta samtalet genom att sammanfatta vad som sagts. Fråga gärna om ni är överens om sammanfattningen och om det är något mer som medarbetaren vill ta upp. Sätt gärna upp en tid för ett uppföljningsmöte, och var samtidigt tydlig med att du är tillgänglig för avstämningar även dessförinnan om medarbetaren skulle ha behov av det. -
Följ upp ett svårt samtal
Följ upp samtalet genom att skriva egna minnesanteckningar av det som sagts. Överväg att också skicka korta noteringar i form av överenskommelser eller att göra-punkter till medarbetaren. Var beredd på att det kan komma starka reaktioner i ett senare skede. Erbjud medarbetaren samtalsstöd med beteendevetare eller psykolog på företagshälsan vid behov.
Till tipsen för att hantera konflikter och kränkande särbehandling
Handledning och stöd för chefer
Vi hjälper er att hantera svåra samtal och ger både stöd och konkreta råd. Ibland kan det bara bra att få ett annat perspektiv och hjälp från experter utifrån.