Den digitala arbetsmiljön

Använd våra tips för att arbeta systematiskt med den digitala arbetsmiljön. Tipsen är framtagna i en process med våra arbetsmiljö-ingenjörer, ergonomer, fysioterapeuter, beteendevetare, hälsoutvecklare och organisationskonsulter.

11 tips för att skapa en optimal digital arbetsmiljö

1. Byt arbetsställning ofta – stå upp och sitt ner

   Digitalisering innebär att mer arbete blir stillasittande och ofta i statiska, ensidiga arbetsställningar. Att sitta stilla länge i sträck ökar markant risken för att dö i förtid, även för personer som tränar regelbundet. Uppmuntra medarbetare att röra på sig – att byta ställning. Det kan handla om höj- och sänkbara skrivbord, mikropauser för att sträcka på sig. Ta som tumregel att nästa arbetsställning är den bästa och fundera på om möten kan avhandlas under en promenad. 
   
   

2. Jobba hemifrån

   Den nya tekniken gör det möjligt för många att jobba hemifrån. Försök att utnyttja den möjligheten ibland, så slipper du resor till och från jobbet. Behovet av att träffa kollegor och kunder i fysiska möten kommer aldrig att försvinna, men att byta miljö vissa arbetsdagar kan minska stressen, öka livskvaliteten och koncentrationen. Samtidigt kan behovet av dialog mellan medarbetare och chef öka, eftersom flexibiliteten behöver motsvara ett starkt eget ansvar.
   
   

3. Se över ergonomin vid stillasittande arbete

   Se över ergonomin kring datorskärmen och skrivbordet så att ögonen inte överansträngs. Terminalglasögon bör finnas på en digital arbetsplats  och anpassa datorskärmens upplösning och teckenstorlek. Ställ frågan om behov av ytterligare arbetshjälpmedel.
   
   

4. Anpassa arbetssätten för digitala verktyg

   Att införa och välja digitala verktyg är en början, men det betyder inte att medarbetare per automatik ändrar sitt arbetssätt.  Ta ett systematiskt grepp – säkra att arbetsrutiner ändras och att alla medarbetare är medvetna om hur verktygen fungerar.
   
   

5. Förklara fördelarna med digitaliseringen

   Digitalisering ska stödja och utgå från verksamhetens mål och utveckling. Informera medarbetare tydligt om hur digitalisering gynnar verksamheten. Lyft fram fördelarna och var vaksam på riskerna med att ständigt vara tillgänglig.

6. Var vaksam på riskerna med ett digitalt arbetssätt

   Ständig uppkoppling kan leda till att gränsen mellan arbete och fritid suddas ut och till koncentrationssvårigheter. Var vaksam på tidiga signaler på att medarbetaren inte tar ledigt. Se till, om möjligt, att arbetsdagen varieras. Uppmuntra till korta skärmpauser under dagen och se till att medarbetare tar en ordentlig lunch.
   
   

7. Fokusera på användbarhet för att effektivisera

   Undersökningar visar att medarbetare lägger cirka 30 minuter per dag på att hantera brister och problem i de digitala stödsystemen, och att teknikstrul lätt ökar stresshormoner. Fokusera därför på användbarhet. Se till att olika system är integrerade och synkade med varandra. Se till att stödsystem är anpassade till medarbetarens behov. Involvera alla i utvecklingen.
   
   

8. Ta fram riktlinjer för information som delas

   Digitalisering gör de enkelt att dela information. För den enskilde kan det bli en utmaning att sålla i informationsfloden. Ta fram riktlinjer för hur information delas. Vem behöver veta vad? Vad förväntas den enskilde göra med informationen? Var tydlig.
   
   

9. Ta fram en mail-policy på jobbet

   Ta fram en policy för hantering av mail och SMS. Definiera till exempel tidsramar för när mail och SMS ska vara besvarade. Klargör vilka förväntningar som finns angående digital tillgänglighet utanför ordinarie arbetstid.
   
   

10. Ge kunskap om digital stress

    Digitalisering kan öka arbetsbelastningen och skapa känslan av mindre kontroll över sitt eget arbete. Kunskap om hur digital stress uppstår blir allt viktigare i den pågående snabba omvandlingen av arbetsmarknaden. Goda kunskaper om människans mentala möjligheter krävs för att få positiv effekt av digitaliseringen.
    
    

11. Hantera arbetsmiljön genom digital skyddsrond

    Hantera den digitala arbetsmiljön som en del av det övergripande arbetsmiljö-arbetet. Genomför digitala skyddsronder. Undersök, riskbedöm, åtgärda och följ upp.

Till tipsen för den aktivitetsbaserade arbetsmiljön