Allt fler arbetsplatser överger det traditionella kontoret till förmån för aktivitetsbaserade arbetsytor. Det är en stor förändring att genomföra men med planering, lyhördhet och flexibilitet ökar chanserna att lyckas.
Vi har gjort det enkelt för er att snabbt checka av om aktivitetsbaserat kontor är något för er – och listat vilka utmaningar ni behöver jobba med. Använd de samlade fördelarna och utmaningarna när ni ska besluta om att ändra till ett aktivitetsbaserat arbetssätt.
6 fördelar med ett aktivitetsbaserat kontor
-
Det skapar interaktion och en stärkt företagskultur
När kontorsmiljön utformas kring informella mötesplatser med hjälp av ståbord, soffgrupper och ”torg” rör ni er mer, vilket uppmuntrar till spontana möten och interaktion på arbetsplatsen. Det kan både öka kunskapsutbytet och stärka er verksamhetskultur. -
Aktivitetsbaserat kontor är mer ekonomiskt
Aktivitetsbaserade kontor beräknar kontorsstorleken efter de olika arbetsplatsernas storlek och varje faktisk närvarande medarbetare. Det är mer kostnadseffektivt, speciellt idag då det är vanligt att anställda periodvis arbetar utanför kontoret, eller hemma. Med ett aktivitetsbaserat kontor står färre kontorsplatser tomma. -
Aktivitetsbaserat arbetssätt ökar flexibiliteten
Genom aktivitetsbaserat arbete ökar möjligheten för de anställda att variera och bestämma över sitt arbete. Det ger också större flexibilitet åt arbetsgivaren att anpassa lokalerna till fler eller färre medarbetare. Det är enklare att omstrukturera lokalerna än att bygga om. Eftersom arbetsplatserna anpassas efter olika behov ges möjlighet att till exempel stänga om sig när man behöver och att arbeta i grupp när arbetet kräver det. -
Kontoret skapar en plattare organisation
Avståndet mellan ledning och medarbetare upplevs ofta som kortare eftersom ledningen blir mer synlig på arbetsplatsen och rör sig ute bland medarbetarna. Det kan skapa en plattare organisation, med snabbare kommunikation, kortare beslutsvägar och mer interaktion mellan olika avdelningar. -
Kan öka produktivitet, hälsa och trivsel
Aktivitetsbaserat arbete kan öka koncentrationen i och med att arbetsuppgifter kopplas samman med specifika platser. När allt arbete ska utföras på ett och samma ställe kan det vara svårare att koncentrera sig på en uppgift i taget. Vidare uppmanar aktivitetsbaserat arbetssätt till rörelse under dagen och medarbetarna blir mindre stillasittande. Det finns även studier som visar att design och utformning har en positiv inverkan på välmående och den aktivitetsbaserade miljön fokuserar på design, inredning och arkitektur. -
Det främjar ett digitalt arbetssätt
Ett mer yteffektivt kontor är också mer miljövänligt, inte minst för att det innebär en lägre energikonsumtion. Dessutom främjar det ett digitalt arbetssätt, då hantering av dokument med fördel inte görs fysiskt, i och med att det finns mindre utrymme för förvaring.
4 utmaningar med ett aktivitetsbaserat kontor
-
Ingen egen arbetsplats kan bidra till stress
Att förlora det egna skrivbordet eller rummet, skapar hos vissa anställda en oro. För många representerar det privata utrymmet en trygghet som nu går förlorad. När man planerar aktivitetsbaserade miljöer är det därför viktigt att skapa tillräckligt många arbetsplatser. Det får inte bli ett stressmoment att hitta en lämplig arbetsplats när man kommer till jobbet. -
En aktivitetsbaserad arbetsplats ställer andra krav
Det kan upplevas som tidsödande att själv behöva leta upp en lämplig arbetsplats jämfört med att gå till sitt eget skrivbord eller rum. Det tar tid att förflytta sig. Det är viktigt att tekniken fungerar på ett bra sätt och att bord och stolar är enkla att justera om så behövs. -
Ett mer rörligt kontor ökar störande moment och ljud
Buller är en faktor som starkt påverkar arbetstrivseln och sänker prestationen i öppna arbetsytor. Andras prat och telefonsignaler är ofta det som upplevs som mest störande. Bakgrundstal kan höras på 20 meters håll i en kontorsmiljö med dåliga akustiska förhållanden. Spara inte in på bra ljuddämpning och skapa möjlighet till skärmlösningar. Och glöm inte att även ljudisolera pausrum. Illa placerade kaffemaskiner kan bli ett störningsmoment för många om man inte tänker sig för. Tänk också på att miljön måste fungera även för personer med hörselnedsättningar. -
Om det bara är av ekonomiska skäl
Om förändringen införs endast för att minska företagets kostnader är risken stor för negativa konsekvenser. Dels är det inte motiverande för medarbetarna och dels kan det leda till fel fokus, att viktiga områden såsom tysta zoner inte prioriteras. Utgå ifrån medarbetarnas behov.