Ny forskning visar att hemarbete har bidragit till förändrade arbetssätt och rutiner hos medarbetare. Det ställer nya krav på ledarskap vilket bidrar till att många chefer undrar hur de ska gå från en krislösning till en långsiktig plan för arbete i hemmet.
Många chefer tycker att det är utmanande att leda sin arbetsgrupp på distans och känner en osäkerhet kring hur de ska bevara en god arbetsmiljö. Kristina Spegel, psykolog och organisationskonsult på Previa, träffar i sitt uppdrag chefer som beskriver de utmaningar de ställs inför när de ska leda en grupp som arbetar hemifrån.
– Det viktigaste som chef är att se på sig själv och sin egen roll. Vad är det som är svårt för mig att leda på distans? Hur påverkar det mig? Vad är mina goda sidor och vad kan jag utveckla? Ett ledarskap är en ständig resa i att undersöka och utforska sig själv. Som det klassiska talesättet säger, att leda sig själv är att leda andra, säger hon.
Ett ledarskap är en ständig resa i att undersöka och utforska sig själv
Forskning visar faktorer för hållbart distansarbete
Kristina lyfter fram en ny studie utförd av Forbes som visar att det som krävs för att bygga och bevara en god arbetsmiljö på distans inte skiljer sig från vad som krävs för en bra arbetsmiljö på det traditionella kontoret. Studien tar upp viktiga faktorer som socialt sammanhang, tillit och kommunikation, handledning, utveckling samt vision och mål. Skillnaden är att det som många gånger skedde naturligt på arbetsplatsen måste idag ske medvetet och kräver ett aktivt val från både ledare och anställda.
– De här faktorerna skapar en psykologisk trygg omgivning där medarbetarna kan utvecklas. Att känna tillhörigheten, uppleva ett stöd från sin chef och få möjlighet att ta del av relevant information. Det ska finnas en tydlig bild av vad man ska åstadkomma på alla nivåer – från förtagets totala vision till det minsta mötet, säger Kristina Spegel.
Högre produktivitet för medarbetare som arbetar hemma
Sedan vardagen ändrades och kontoret flyttade hem till medarbetarna har även arbetssätten förändrats. Kristina Spegel pekar här på en studie gjord av Harvard Business Review som visar att medarbetare är mer produktiva från hemmakontoret och spenderar exempelvis 12 procent mindre tid i stora möten med oklart syfte och 9 procent mer tid med att interagera med kunder och externa partners.
– När samhället stängdes ner har medarbetare behövt ta större ansvar för sin arbetstid. Att arbeta hemifrån har enligt denna studie lett till att vi blivit mer effektiva. Vi blir också mindre benägna att be om hjälp eller att delegera uppgifter när vi arbetar hemifrån, vilket skapar funderingar kring hur detta påverkar oss på lång sikt och hur företagen skapar förutsättningar för kreativitet och hållbarhet, vilket är viktigt att cheferna har med sig.
Att produktiviteten från hemkontoret har blivit högre behöver inte alltid vara positivt. Kristina Spegel belyser de problem som kan uppstå när medarbetare arbetar intensiv hela dagarna utan ordentliga raster. Det är till exempel inte ovanligt att möten avlöser varandra och det enda som krävs är ett knapptryck för att byta mötesrum vilket medför att den naturliga pausen som vi annars får försvinner.
– Pauser är avgörande för våra mentala och fysiska välmående. För vissa medarbetare har distraktioner från kollegor varit ett sätt att lyfta blicken under en arbetsdag, eller promenaden från ett fysiskt möte till ett annat, till och från arbete, när de försvinner gör pauserna det också.
Ett sätt att hjälpa medarbetarna med att skapa pauser är att förlägga möten fem över och avsluta 5 minuter tidigare, och göra detta till en strategi i hela verksamheten. Då skapas en naturlig paus mellan möten. Det är av vikt att man som ledare öppnar för en dialog med sina medarbetare om balans mellan arbete och vila samt ger utrymme för att tillsammans lyfta ideer och tankar på hur man kan lägga upp sin dag så det blir hållbart i längden.
Nya tankesätt krävs för arbetsmiljön
När dagens utveckling går åt det håll som det gör idag, att hemmakontoren ser ut att bli långvariga och kortsiktiga lösningar måste bytas ut mot lösningar som är hållbara i längden, skapas nya utmaningar för hela organisationen där chefen bär det yttersta ansvaret för medarbetarnas arbetsmiljö.
– När jag träffar chefer så är det några beteenden som jag återkommande får höra har hjälpt dem i den här krisen och jag blir glad när jag hör att de går i linje med de mentala strategier som jag arbetar och utgår ifrån i mitt uppdrag som organisationskonsult.
Mentala strategier för ledarskap på distans
Närvaro Hur kan du som chef hjälpa dina medarbetare att vara närvarande på möten? Tydliga ramar hjälper. Vad är syftet med mötet? Vilka är på plats och varför? Hur lång tid har vi på oss? Att stanna upp kort i början och i slutet av ett möte för att ge utrymmer för både dig och dina medarbetare att samla ihop sig är en god strategi.
Acceptans Förmågan att acceptera omständigheterna som är just nu, vilket ger dig möjlighet att verka utifrån den verklighet som är istället för att lägga energi på det som borde eller skulle kunna vara.
Icke dömande Värdera inte saker som bra eller dåliga utan fokusera på var ni är just nu och vad det är som fungerar och börja där.
Släpp taget Det är lätt att börja suga upp ansvar som chef när utmaningar dyker upp. Våga släppa på kontrollen och ge på så sätt utrymme för medarbetare och kollegor att agera utifrån sina egna idéer och tankar, att ta eget ansvar.
Nybörjarsinne Du behöver inte veta eller kunna allt. Var nyfiken! Ta hjälp av dina medarbetare och ställ frågor.
Vänlighet Den enskilt viktigaste egenskapen vad det gäller att skapa välfungerande grupper. Vänligheten börjar med dig.
