Ledarskap för att minska mellanrum i organisationen

Mellanrum uppstår när en organisation genomgår en förändring och inte rustat för att hantera omställningstiden. Det kan handla om tiden mellan rekrytering av chefer, mellan den gamla och nya organisationen eller gapet mellan olika uppdragsgivare. Andra aktuella mellanrum är de mellan människa och maskin, analogt och digitalt, privat och offentlig, chef och medarbetare.

I dessa mellanrum är det lätt att viktiga prioriteringar eller beslut faller mellan stolarna och det uppstår ofta osäkerhet och i förlängning även stress och ohälsa. Har man inte tränat på eller planerat för att leda i förändring kan det bli svårt att upptäcka mellanrum och minska dess negativa påverkan.

Det är mer eller mindre ett mänskligt behov att vilja veta vad som väntar runt hörnet. Det är så vår hjärna fungerar. När plötsliga förändringar sker för återkommande blir framtiden oförutsägbar och då blir det ännu svårare att leda sig själv och andra.

– Både förändringar och den beteendeförflyttning som behöver ske i samband med förändringar inom organisationer tar tid och kräver eftertanke. Därför är det också så många som misslyckas i sina förändringsprocesser, säger Milou Häggå, organisationskonsult på Falck.

Leda i förändring

Mellanrum kan skapa oro och missnöje i organisationen och leda till motstånd mot förändringen. För att undvika detta är det viktigt att du som chef kommunicerar tydligt och konsekvent med dina medarbetare. Att skapa en öppen och transparent kommunikationsmiljö kan bidra till att minimera negativa mellanrum och underlätta en smidig förändringsprocess.

Det är också viktigt att tillhandahålla rätt och tillräckliga resurser och stöd så att dina medarbetare vet vad som gäller och känner sig inkluderade i förändringsprocessen. Involvera också dina medarbetare i beslutsfattandet kring förändringen för att minska risken för motstånd och öka deras engagemang. Hantera eventuella konflikter och motstånd aktivt.

– När vi organisationskonsulter på Falck jobbar med chefer hjälper vi ofta till med att upptäcka mellanrummen i organisationer. Vi jobbar också på olika sätt med förändringsledning. Vi har ofta förmånen att vara ett bollplank så att både chefers omställningstid och omkoppling säkerställs och uppmuntras. Det är ett fantastiskt arbete att få följa alla chefers utveckling, säger Milou Häggå.

Prioritera tid mellan aktiviteter

För att må bra som chef och vara en bra ledare är det viktigt att ge sig själv omställningstid mellan möten och aktiviteter men också omkoppling för att skapa distans och få in kreativitet och ny input i sitt kretslopp som människa.

Både omställnings- och omkopplingstid behövs även för att upptäcka luriga mellanrum där viktiga prioriteringar riskeras tappas bort och som i förlängningen skadar både ledarskapet och organisationen.

– Har du flera möten i rad utan paus hinner du inte processa. Det är inte alltid så lyckat! Om man inte hinner sortera, är det också svårt att prioritera och upptäcka det som är riktigt viktigt. Hållbara beslut tas ofta när vi får pausa och göra något helt annat, säger Milou Häggå.

Hantera mellanrum i din organisation

Här är Milou Häggås tips på hur du som chef kan jobba med att upptäcka mellanrum i din organisation.

1. Leta efter mellanrummen, tydliggör dem och kommunicera dem
2. Se mellanrummen som möjligheter
3. Säkerställ omställningstid för att skapa närvaro och minimera ohälsosam stress