Chefens viktigaste uppgift när personalen arbetar hemma
Tips från experten
Publicerad
När allt fler arbetar hemifrån ställs nya krav på arbetsgivare, organisation och chefer. Så här tar du som chef ditt arbetsmiljöansvar och hanterar den organisatoriska och sociala arbetsmiljön på distans.
Louisa Lundstén är psykolog och organisationskonsult på Previa och har lång erfarenhet av frågor gällande arbetsmiljö och hälsa. Här reder hon ut vad som gäller för att skapa en hållbar arbetsmiljö och bibehålla en god hälsa vid hemarbete.
Vem har arbetsmiljöansvar när personal arbetar hemma?
– Det formella ansvaret är samma oavsett om personalen är på kontoret, ute hos kund eller jobbar hemifrån. Riskbedömningar ska göras regelbundet utifrån de förutsättningar som finns och speciellt i samband med förändringar.
Hur kan man utifrån organisationens perspektiv säkra att det psykosociala arbetsmiljöansvaret möts vid hemarbete?
– Samarbetet mellan chef och medarbetare är alltid viktigt men blir särskilt betydelsefullt under rådande omständigheter. Som chef är det bra att lyfta vikten av en bra arbetsmiljö och understryka att det är en prioriterad fråga. Det är viktigt att engagera medarbetarna så att de är med och skapar en bra arbetsmiljö. Ta reda på vilken typ av stöd som medarbetarna behöver – från sin chef, sina kollegor, och vad de kan göra själva.
– Säkerställ också att det finns en tydlighet kring vilket arbete som ska utföras och hur prioriteringsordningen ser ut, mina erfarenheter visar att det ofta finns en uppfattning om en tydlighet men där chefens och medarbetarens bild av förväntningarna inte alltid stämmer överens. Bra att ta stöd av de frågor som ska följas upp enligt föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA 2015:4).
Många chefer upplever att det är svårt att få en tydlig bild av hur medarbetarna mår
Hur följer man upp att personalen mår bra för att få bra resultat?
– Det är bra att undvika alltför allmänna frågor som Hur mår du? Ofta får man bättre svar om frågorna är mer konkreta: Hur är det för dig att jobba hemma? Kan du sätta gränser mellan arbete och privatliv? Kommer du ut något och rör på dig?
– Ställ gärna frågor kring alkoholkonsumtion och det allmänna hälsotillståndet då det föreligger en förhöjd risk för ökad konsumtion i samband med oro och stress. Detsamma gäller fysisk aktivitet och kost. Det finns en ökad risk för ohälsa vid ensamhet och man har mycket att vinna på att fånga upp den risken tidigt. En enkät kring den organisatoriska och sociala arbetsmiljön kan vara ett användbart verktyg.
Vad brukar chefer uppge är svårast när medarbetarna arbetar hemifrån?
Många chefer upplever att det är svårare att få en tydlig bild av hur medarbetarna mår i sitt arbete när de inte har möjlighet att träffas fysiskt. Samtidigt finns det en oro över hur medarbetarna påverkas av de nya omständigheterna.
Så säkrar du den organisatoriska och sociala arbetsmiljön på distans
Involvera medarbetarna Prata med dina medarbetare kring vad som är viktigt för att få till en bra arbetsmiljö. Uppmuntra när en medarbetare engagerar sig i arbetsmiljön, till exempel genom att säga: Tack för att du lyfter denna fråga. Det ökar sannolikheten att medarbetaren vill lyfta saker igen.
Skapa forum för den sociala arbetsmiljön Ordna AW, jobbfika, eller stegtävling, och låt medarbetare engagera sig i valet av aktivitet. Se till att alla är inbjudna.
Följ upp och stäm av Skapa rutiner för att följa upp och stämma av mående och prestation. Ställ konkreta frågor.
Mötas digitalt Video är bättre än telefon, och telefon är bättre än mail. Prioritera digitala möten. Det minskar risken för missförstånd eftersom möjligheten ges att se varandras kroppsspråk mimik och höra tonläget. Det ger också en möjlighet att lättare se hur en medarbetare mår.
Glöm inte din egen arbetsmiljö Det är lätt att i sitt engagemang för sina medarbetare glömma bort sin egen arbetsmiljö. Lev som du lär. Ta stöd av din chef, HR och företagshälsa om du behöver.
